Når Arbejdstilsynet kommer på tilsyn på en virksomhed (juridisk enhed), skal arbejdsgiveren kunne dokumentere, at arbejdsmiljødrøftelsen har fundet sted inden for det seneste år.

Virksomheden afgør selv, hvordan den vil dokumentere det - fx ved at notere i sin arbejdspladsvurdering (APV), hvornår drøftelsen fandt sted, og hvem der deltog - eller ved at bruge Arbejdstilsynets skema.

På den årlige drøftelse skal arbejdsgiveren sammen med medlemmerne af arbejdsmiljøorganisationen for eksempel vurdere det seneste års indsats på arbejdsmiljøområdet og tilrettelægge det kommende års samarbejde.

Det vil sige, at drøftelsen blandt andet skal bruges til at afgøre, hvilke møder der skal afholdes eller hvilke arbejdsgange, der eventuelt skal justeres.
 
På virksomheder med 1-9 ansatte, hvor der ikke er pligt til at oprette en arbejdsmiljøorganisation, skal den årlige arbejdsmiljødrøftelse gennemføres i samarbejde med de ansatte og eventuelle arbejdsledere.