Afvisning af en anmodning om indsigt i persondata?
Det er et grundprincip inden for persondataretten, at en registreret person (f.eks. en medarbejder) efter anmodning har ret til indsigt i, hvilke persondata den dataansvarlige (f.eks. en arbejdsgiver) behandler om vedkommende. Den dataansvarlige er dog ikke forpligtet til at imødekomme enhver anmodning om indsigt. Retten til at afvise en anmodning om indsigt er for nyligt blevet præciseret i en afgørelse fra Datatilsynet.
I den konkrete sag havde en medarbejder anmodet om indsigt i alle data vedrørende sin person hos sin tidligere arbejdsgiver i forbindelse med en verserende retssag mellem dem. En anmodning om indsigt skal som udgangspunkt imødekommes. Den dataansvarlige kan dog afvise anmodningen, hvis anmodningen om indsigt kan anses for åbenbart grundløs eller overdreven. Vurderingen af om en anmodning er grundløs eller overdreven, skal træffes af den dataansvarlige, som også skal løfte bevisbyrden herfor.
I sagen ville en imødekommelse af anmodningen gøre det nødvendigt at indsamle, gennemgå og vurdere mere end en mio. dokumenter fordelt på forskellige selskaber for at afgøre, hvorvidt personoplysninger om den registrerede, der måtte fremgå af disse dokumenter, skulle udleveres. Under hensyntagen til den omfattende mængde dokumenter, valgte den dataansvarlige at afvise anmodningen om indsigt. Den registrerede klagede herefter til datatilsynet over den manglende opfyldelse af retten til indsigt.
Datatilsynet fandt, at den dataansvarlige ikke var forpligtet til at fremsøge og gennemgå så omfattende materiale. Personoplysninger om den registrerede som f.eks. navn, der måtte fremgå af breve, notater, mail o.l., som følge af medarbejderens opgavevaretagelse, siger i sig selv ikke noget om den registrerede, og er heller ikke registreret med det formål at behandle personoplysninger om vedkommende. Indsigtsanmodningen var med andre ord overdreven, og kunne derfor afvises. Der blev ved afgørelsen desuden lagt vægt på, at den registrerede ikke havde specificeret sin anmodning på en måde, som kunne nedbringe omfanget af materiale.
GLS-A bemærker, at retten til indsigt er et naturligt og nødvendigt grundprincip i persondataretten, men at denne selvfølgelig ikke kan være ubetinget. Afgørelsen viser, at man som dataansvarlig er i sin gode ret til at afvise en anmodning om indsigt, hvis den er åbenlyst grundløs eller overdreven. I dette tilfælde bl.a. fordi det, at en medarbejders navn fremgår i mails o.l., som arbejdsgiver ligger inde med, ikke i sig selv kan begrunde indsigten. Dette gælder uanset om det er medarbejderen selv, en fagforening eller en advokat, der sender anmodningen. Om en anmodning om indsigt uden videre kan afvises kan være svært at vurdere. Kontakt gerne sekretariatet inden en anmodning afvises.
