Hvem skal etablere en whistleblowerordning – og hvornår? Loven forpligter private virksomheder med 50 ansatte eller derover til at etablere en intern whistleblowerordning. Virksomheder med flere end 249 medarbejdere skal oprette og indføre en whistleblowerordning inden 17. december 2021, mens virksomheder med mellem 50-249 medarbejdere skal have oprettet og indført ordningen inden 17. december 2023. Virksomheder med under 50 ansatte er undtaget fra kravet om at oprette en intern whistleblowerordning. Virksomhedsbegrebet skal forstås i overensstemmelse med CVR-lovens definition af en juridisk enhed. Ved opgørelsen af antallet af ansatte medregnes alle ansatte uanset beskæftigelsesgraden, som modtager vederlag for personligt arbejde i tjenesteforhold. Der tælles altså hoveder, og derfor medregnes både fuldtids- og deltidsansatte, vikarer, tidsbegrænset ansatte mv. Forpligtelsen til at etablere en intern whistleblowerordning indtræder, når en virksomhed i de 4 seneste forudgående kvartaler i gennemsnit har haft 50 eller flere medarbejdere. Om forpligtelsen indtræder allerede 17. december 2021 eller først i 2023 skal ligeledes beregnes ud fra et gennemsnit af de 4 senest forudgående kvartaler. I perioden frem til 2023 skal virksomheder med 50-249 medarbejdere løbende foretage en kvartalsvis opgørelse af antal medarbejdere, for at afgøre om forpligtelsen indtræder på et tidligere tidspunkt end 17. december 2023. Hvordan etableres en intern whistleblowerordning En whistleblowerordning etableres ved, at der udpeges en upartisk person eller afdeling til at administrere ordningen. Den upartiske person eller afdeling vil fungere som virksomhedens whistleblowerenhed, som vil stå for behandlingen af eventuelle indberetninger. Det er op til den enkelte virksomhed at udpege de(n) person(er) eller den afdeling, som skal fungere som whistleblowerenhed. Funktionen kan f.eks. placeres hos en eller flere compliance- eller HR-medarbejdere, juridiske medarbejdere eller en ledende revisor eller et medlem af bestyrelsen. De medarbejdere, der udpeges til at håndtere indberetningerne, kan også varetage andre funktioner på arbejdspladsen og udføre andre opgaver. Det bør sikres, at funktionen indrettes således, at uafhængighed og fravær af interessekonflikter sikres. Det indebærer navnlig, at en udpeget medarbejder/afdeling ikke må modtage instruks om, hvordan medarbejderen skal håndtere og følge op på konkrete indberetninger. Der er dog intet til hinder for at virksomheden fastsætter interne retningslinjer for sagsbehandlingen m.v. i den interne whistleblowerordning. Det anbefales tværtimod, bl.a. med henblik på at sikre at henvendelser behandles og at dette sker under iagttagelse af persondatareglerne. Den interne whistleblowerordning kan leveres og varetages af en uafhængig ekstern tredjepart, f.eks. en revisor eller advokat e.l. som udbyder en indberetningsplatform og administrerer denne. I dette tilfælde skal den eksterne leverandør overholde samme krav, som efter loven stilles til virksomheden. Virksomheden skal således kræve en garanti for, at den eksterne leverandør lever op til kravene i whistleblowerloven. Virksomheder med 50-249 ansatte kan etablere en fælles whistleblowerenhed, der modtager og behandler indberetninger. De omfattede virksomheder har således mulighed for at dele ressourcer med hensyn til modtagelse af indberetninger og eventuelle undersøgelser, der skal foretages i anledning af sådanne indberetninger. Det er den enkelte virksomheds ansvar at sikre, at whistleblowerens indberetning behandles i overensstemmelse med whistleblowerloven. Virksomheder, der er del af en koncern, kan vælge at etablere whistleblowerordningen som en koncernfælles ordning, hvor den helt eller delvist drives af et moder- eller datterselskab. Whistleblowerordningen skal etableres, udformes og drives på en måde, der sikrer fortrolighed om identiteten på whistlebloweren, den berørte person og enhver tredjemand nævnt i indberetningen og forhindrer uautoriserede personers adgang dertil. Der forudsættes ikke en egentlig teknisk løsning til modtagelse, registrering og opbevaring af indberetninger, men ordningen skal være udformet på en måde, der sikrer, at uautoriserede medarbejdere ikke får adgang til indberetninger. Indberetninger kan f.eks. opbevares på et drev, i et arkiv, et sagsbehandlingssystem eller lignende, som ikke er tilgængelig for uautoriserede personer. Mulighed for indberetning til den interne whistleblowerordning Til den interne whistleblowerordning skal det være muligt at foretage enten skriftlig eller mundtlig indberetning eller begge dele. Det er op til den enkelte virksomhed at beslutte, hvilken form for indberetningskanal den vil gøre tilgængelig. En whistleblowerordning vil leve op til lovens krav, så længe det er muligt at indberette enten skriftligt eller mundtligt. Såfremt det gøres muligt at foretage mundtlig indberetning, skal indberetningen på whistleblowerens anmodning være mulig via et fysisk møde inden for en rimelig frist. Pligt til at indføre procedurer og informere Virksomheden skal ved etableringen af whistleblowerordningen indføre passende procedurer for whistleblowerordningen, der sikrer, at

• whistlebloweren modtager en bekræftelse på indberetningen inden for 7 dage efter modtagelsen heraf,
• der omhyggeligt følges op på indberetninger og
• whistlebloweren modtager feedback hurtigst muligt og ikke senere end 3 måneder fra bekræftelsen af modtagelsen.

Derudover har virksomheden overfor medarbejdere pligt til – i en klar og lettilgængelig form – at oplyse om

• proceduren for at foretage indberetning til den interne whistleblowerordning, herunder opfordring til at indberette internt i tilfælde, hvor overtrædelsen kan imødegås effektivt internt, og hvor whistlebloweren vurderer, at der ikke er risiko for repressalier,
• proceduren for at foretage indberetning eksternt.

Det forudsættes, at det samtidig tydeligt oplyses, at der er valgfrihed for whistlebloweren i valget mellem indberetning til en intern eller ekstern whistleblowerordning. Der skal desuden oplyses om, hvem der kan indgive indberetninger til interne og eksterne whistleblowerordninger, oplysninger om hvordan indberetninger registreres og behandles, hvordan man gør brug af den interne whistleblowerordning og hvilke rettigheder henholdsvis whistlebloweren og den berørte person har. De ovennævnte procedurebeskrivelser og informationer kan udformes i en whistleblowerpolitik, som er tilgængelig for den omfattede personkreds, f.eks. på virksomhedens hjemmeside eller intranet. Dokumentationspligt Al skriftlig dokumentation for etableringen af og procedurerne for whistleblowerordningen skal opbevares af virksomheden. Virksomheden skal kunne dokumentere, at det er muligt enten at indberette skriftligt, mundtligt eller begge dele, og at det ved mulighed for mundtlig indberetning kan ske ved fysisk møde. Det skal endvidere fremgå af den skriftlige dokumentation, at der er udpeget en whistleblowerenhed, hvor en intern upartisk person eller afdeling har ansvaret for at modtage indberetninger og have kontakt med whistlebloweren, følge op på indberetninger og give feedback til whistlebloweren. Varetages whistleblowerenheden eksternt skal dette dokumenteres sammen med dokumentation af, at der er indhentet de fornødne garantier for, at den eksterne leverandør lever op til lovens krav. Virksomheden skal også kunne dokumentere, at whistleblowerordningen er etableret og drives på en sådan måde, at den sikrer fortrolighed om identiteten på whistlebloweren, den berørte person og enhver tredjepart nævnt i indberetningen samt hvordan virksomheden har sikret, at uautoriserede personer ikke har adgang til sådanne oplysninger. Virksomheden skal kunne dokumentere, at der er indført passene procedurer for modtagelse, behandling og opfølgning samt at virksomheden i en klar og lettilgængelig form har offentliggjort oplysninger om proceduren for at foretage indberetning til den interne whistleblowerordning. Virksomheder med 50-249 ansatte, der deltager i en fælles whistleblowerordning med andre virksomheder, skal kunne dokumentere, at denne mulighed er udnyttet. Virksomheder, der ikke lever op til forpligtelsen om at dokumentere ovennævnte forhold, kan straffes med bøde. Hvem skal kunne indberette? Den interne whistleblowerordning skal oprettes, så virksomhedens ansatte (”arbejdstagere”) kan indberette til ordningen. Det er frivilligt, om virksomheden vil åbne mulighed for indberetninger fra andre personer, som har arbejdsrelateret tilknytning til virksomheden, f.eks. selvstændige erhvervsdrivende, aktionærer, frivillige, praktikanter, bestyrelse, direktion, samarbejdspartnere og leverandører. Virksomhedens whistleblowerenhed har ikke pligt til at behandle anonyme indberetninger. Det er således frivilligt, om virksomheden ønsker at gøre det muligt at indberette anonymt til den interne whistleblowerordning. Hvad kan der indberettes om? Whistleblowere kan indberette forhold om alvorlige lovovertrædelser af dansk ret og EU-retten samt øvrige alvorlige forhold. Grove og gentagne overtrædelser af lovgivningen er ligeledes omfattet. Det kunne f.eks. være lovgivning, som har til formål at sikre folkesundheden, sikkerhed i transportsektoren eller beskyttelse af natur og miljø. Kriteriet ”alvorlige lovovertrædelser eller øvrige alvorlige forhold” angiver, at der som udgangspunkt skal være tale om forhold, hvis afdækning er i offentlighedens interesse. Det vil i det enkelte tilfælde afhænge af en konkret vurdering, om indberetningen kan anses for at angå en alvorlig lovovertrædelse eller et alvorligt forhold i øvrigt. Overtrædelser af bagatelagtig karakter er ikke omfattet af loven. Oplysninger om øvrige forhold, herunder overtrædelser af interne retningslinjer af mindre alvorlig karakter, herunder regler om sygefravær, alkohol, påklædning, privat brug af kontorartikler m.v., og oplysninger om andre personrelaterede konflikter på arbejdspladsen, vil som udgangspunkt ikke være at anse som grove overtrædelser. Sådanne forhold kan i stedet indgives til nærmeste leder, HR-afdeling eller en tillidsrepræsentant. Følgende indberetninger er eksempler på forhold, der kan falde inden for lovens anvendelsesområde (ikke-udtømmende opregning):

• Offentligt udbud, finansielle tjenesteydelser, produkter og markeder, forebyggelse af hvidvask af penge, finansiering af terrorisme, produktsikkerhed og -overensstemmelse, transportsikkerhed, miljøbeskyttelse, strålingsbeskyttelse og nuklear sikkerhed, fødevare- og fodersikkerhed, dyresundhed og dyrevelfærd, folkesundhed, forbrugerbeskyttelse og beskyttelse af privatlivets fred og netværks- og informationssystemers sikkerhed
• Strafbare forhold, herunder overtrædelser af eventuelle tavshedspligter, misbrug af økonomiske midler, tyveri, svig, underslæb, bedrageri og bestikkelse
• Grov chikane og seksuel chikane

Whistleblowerens indberetning om eget ansættelsesforhold eller konflikter mellem to eller flere medarbejdere falder som udgangspunkt uden for whistleblowerloven, medmindre indberetningen vedrører en alvorlig lovovertrædelse eller et andet alvorligt forhold, f.eks. grov chikane eller seksuel chikane. Øvrige ansættelsesretlige forhold, herunder konflikter, der falder inden for det fagretlige system, falder som det klare udgangspunkt uden for lovens anvendelsesområde. Der kan indberettes om forhold, der ligger forud for lovens ikrafttræden. Sådanne indberetninger kan ikke afvises, hvis de i øvrigt falder inden for lovens anvendelsesområde. Hvis en indberetning falder uden for lovens område, har whistleblowerenheden ikke pligt til at foretage yderligere i anledning af indberetningen. En indberetning kan således afvises i dette tilfælde. Whistleblowerenhedens opgaver Den upartiske whistleblowerenhed skal kunne modtage indberetninger og have kontakt med whistleblowere, følge ”omhyggeligt” op på indberetninger og give feedback til whistleblowere. Enheden skal bekræfte modtagelsen af indberetningen fra whistlebloweren inden for 7 dage. Der stilles ingen formkrav til bekræftelsen overfor whistlebloweren. Efter bekræftelsen skal whistleblowerenheden give feedback hurtigst muligt og ikke senere end 3 måneder efter modtagelsesbekræftelsen. Enheden har pligt til at registrere indberetninger, og den eventuelle indberetning kan opbevares så længe det er nødvendigt og forholdsmæssig for at overholde lovens krav. Enheden har tavshedspligt med hensyn til oplysninger i indberetningen. Enheden skal træffe passende og effektive tiltag som reaktion på indberetningen og den eventuelle overtrædelse, som indberetningen omfatter. Der skal omhyggeligt følges op på indberetninger. Tiltagene kan være ethvert tiltag med henblik på at vurdere rigtigheden af de påstande, der fremsættes af whistlebloweren samt tiltag til at imødegå den indberettede overtrædelse, f.eks. en intern undersøgelse, en efterforskning, retsforfølgning etc. Den feedback, som enheden skal give til whistlebloweren, skal indeholde oplysninger om opfølgningen på indberetningen og om begrundelsen for en sådan opfølgning. Whistleblowerenheden skal endvidere vejlede potentielle whistleblowere om mulighederne for at foretage intern eller ekstern indberetning. Forbud mod repressalier Enhver form for repressalier mod en whistleblower, der i god tro og i arbejdsrelateret sammenhæng foretager en indberetning, er ulovlig. Repressalier kan være enhver direkte eller indirekte handling eller undladelse, som finder sted i arbejdsrelateret sammenhæng, f.eks. afskedigelse, degradering, fratagelse af opgaver eller lignende. Også personer og virksomheder, der har forbindelse til whistlebloweren, er beskyttet mod repressalier i arbejdsrelateret sammenhæng. Whistleblowere, der har været udsat for repressalier, har krav på en godtgørelse. Godtgørelsen forventes at blive på niveau med godtgørelser efter ligebehandlingsloven, dvs. 6-12 måneders løn, afhængig af anciennitet mv. Medarbejdere, som er blevet afskediget, kan enten have ret til genansættelse eller en godtgørelse som angivet ovenfor. I en eventuel sag har virksomheden bevisbyrden for, at der ikke foreligger repressalier mod en whistleblower, hvis whistlebloweren har påvist at have lidt en ulempe efter en indberetning. En sådan bevisbyrde kan være særdeles vanskelig at løfte.