Datatilsynet udtaler sig om opbevaring af personoplysninger fra ansøgere

Når en virksomhed rekrutterer nye medarbejdere, vil den modtage personoplysninger i form af ansøgninger fra potentielle medarbejdere. I den forbindelse opstår spørgsmålet om hvor lang tid virksomheden må opbevare disse personoplysninger. Datatilsynet har lavet en Q&A til besvarelse af spørgsmålet.

Grundlæggende princip om opbevaringsbegrænsning
Et af persondataforordningens grundprincipper er, at personoplysninger ikke må opbevares længere end nødvendigt. Oplysninger, der ikke er nogen grund til at opbevare, skal slettes, så snart der ikke er et grundlag for at opbevare dem. Der kan imidlertid være saglig grund til at opbevare personoplysningerne.

Perioden for opbevaring
Virksomheden har ikke pligt til at opbevare personoplysninger om ansøgere, der ikke er blevet tilbudt en stilling. I de tilfælde hvor virksomheden har en interesse i at opbevare disse personoplysninger alligevel, gælder et krav om saglighed. Det skal være sagligt at opbevare oplysningerne, ligesom oplysningerne ikke må opbevares længere end nødvendigt. Det vil f.eks. være sagligt at opbevare personoplysningerne, hvis ansøgeren kan klage over afslaget til Ligebehandlingsnævnet – det vil sige i situationer hvor virksomheden kan blive mødt med indsigelser om f.eks. diskrimination. I sådanne tilfælde har virksomheden en interesse i at kunne dokumentere at rekrutteringsforløbet har fundet sted på en lovlig og saglig måde.

Datatilsynet vil acceptere opbevaringsperioder på op til 3 år. I særlige tilfælde vil Datatilsynet acceptere opbevaringsperioder på over 3 år, men der skal forelægge særligt tungtvejende grunde for opbevaringen i disse tilfælde.

Det centrale er, at man som dataansvarlig forholder sig til hvor længe det er nødvendigt at opbevare personoplysningerne. Den dataansvarlige skal altid kunne dokumentere hvorfor personoplysningerne opbevares samt hvorfor den givne opbevaringsperiode er valgt. Hvis den dataansvarlige opbevarer personoplysningerne længere end nødvendigt, vil der således foreligge et brud på reglerne om opbevaring af personoplysninger, hvilket vil kunne føre til sanktioner.

Hvis virksomheden senere ønsker at tilbyde ansøgeren en anden stilling
Virksomheden kan have en interesse i at opbevare ansøgningen, fordi den vil tilbyde ansøgeren en anden stilling på et senere tidspunkt. I et sådant tilfælde har virksomheden et ansvar for at indhente et samtykke fra ansøgeren. Virksomheden må ikke blot opbevare ansøgerens personoplysninger.

Selvom virksomheden modtager samtykke fra ansøgeren, må personoplysningerne ikke opbevares i en tidsubegrænset periode. I denne situation skal virksomheden ligeledes forholde sig til hvor længe det er nødvendigt at opbevare oplysningerne. Desuden er ansøgeren berettiget til at blive oplyst om hvor længe oplysningerne opbevares, ligesom ansøgeren til enhver tid kan tilbagekalde sit samtykke. Tilbagekaldes samtykket, skal virksomheden straks slette personoplysningerne.

GLS-A mener
GLS-A finder det positivt, at Datatilsynets vejledning nu tydeliggør, hvornår opbevaring af personoplysninger fra ansøgere, der får afslag, kan finde sted.

Virksomheden skal dog huske, at det altid vil bero på en konkret vurdering om personoplysningerne kan opbevares, ligesom det kan være svært at afgøre, hvornår det ikke længere er nødvendigt at opbevare oplysningerne. GLS-A anbefaler derfor fortsat, at oplysningerne opbevares så kort tid som muligt. Hvis en ansøger f.eks. føler sig diskrimineret pga. køn vil et krav i den anledning typisk blive rejst kort tid efter rekrutteringen er afsluttet, hvorfor oplysningerne kan slettes få måneder herefter.

For så vidt angår opbevaringstiden, når der er indhentet samtykke fra ansøgere, virksomheden overvejer senere at tilbyde en stilling, skal man være opmærksom på at det af samtykket bør fremgå, hvor længe oplysningerne opbevares. Det afhænger naturligvis af den enkelte virksomhed, og hyppigheden af rekrutteringerne, men typisk kan opbevaringstiden være 6-12 måneder.

Husk desuden at oplysningspligten, som indebærer at der skal gives en lang række oplysninger til den registrerede person, altid skal iagttages, også overfor ansøgere. Læs mere på GLS-A’s hjemmeside.

Ved tvivl om hvorvidt personoplysningerne må opbevares, er virksomheden altid velkommen til at kontakte GLS-A for rådgivning.