Virksomhed pålagt at betale medarbejders skattesmæk pga. manglende kontrol af kørselsregnskab
Den konkrete sag handlede om en medarbejder, der var ansat som byggeleder. Medarbejderen fik som led i sin aflønning udbetalt skattefri befordringsgodtgørelse af virksomheden.
I forbindelse med medarbejderens fratrædelse meddelte SKAT efter gennemgang af medarbejderens kørselsregnskab, at arbejdsgiveren ikke havde ført betryggende kontrol med kørselsregnskabet, som indeholdte flere fejl. Som konsekvens heraf kunne SKAT ikke anerkende virksomhedens skattefrie udbetaling af befordringsgodtgørelsen til medarbejderen, og medarbejderen blev derfor pålagt at betale knap 83.000 kr. i skat.
Herefter rejste medarbejderen en erstatningssag mod virksomheden, idet han mente, at det var virksomheden, der var nærmest til at bære risikoen, når det efter skattereglerne påhvilede virksomheden at føre kontrollen. Både by- og landsretten kom frem til, at det var virksomhedens manglende kontrol af medarbejderens kørselsregnskab, der var den direkte årsag til, at SKAT havde ændret medarbejderens skattegrundlag. Virksomheden blev derfor pålagt at kompensere medarbejderen svarende til det skattesmæk, som medarbejder fik.
GLS-A anbefaler, at man som arbejdsgiver fører effektiv kontrol med, om betingelserne for udbetaling af skattefri rejse- og befordringsgodtgørelse til medarbejderne er opfyldt. Dommen er et eksempel på, hvilke negative konsekvenser en forsømmelse af forpligtelsen til at føre betryggende kontrol med medarbejderes rejse- og befordringsregnskab kan have.
Reglerne om rejse- og befordringsgodtgørelse
Reglerne om rejse- og befordringsgodtgørelse findes i en bekendtgørelse om rejse- og befordringsgodtgørelse. Efter bekendtgørelsen har medarbejderen mulighed for at få udbetalt skattefri rejse- og befordringsgodtgørelse under visse betingelser. Det påhviler den udbetalende virksomhed at føre effektiv kontrol med, at disse betingelser imødekommes.
Som virksomhed skal man derfor påse, at medarbejderens rejse- og befordringsregnskab opfylder nedenstående betingelser:
Ved rejsegodtgørelse:
- Modtagerens navn, adresse og CPR-nummer
- Rejsens erhvervsmæssige formål
- Rejsens start- og sluttidspunkt
- Rejsens mål med eventuelle delmål
- De anvendte satser
- Beregning af rejsegodtgørelsen
Ved befordringsgodtgørelse:
- Modtagerens navn, adresse og CPR-nummer
- Kørslens erhvervsmæssige formål
- Dato for kørslen
- Kørslens mål med eventuelle delmål
- Angivelse af antal kørte kilometer
- De anvendte satser
- Beregning af befordringsgodtgørelsen
