Det følger af lov om ansættelsesbeviser, at en arbejdsgiver har pligt til at udlevere et skriftligt ansættelsesbevis, såfremt:
- arbejdstiden forventes at overstige eller faktisk overstiger 3 timer pr. uge inden for en referenceperiode på 4 uger i træk ELLER
- medarbejderen ikke er garanteret et bestemt timetal
Selvom ansættelsesforholdet afbrydes inden 4 uger, gælder pligten til at udlevere ansættelsesbevis stadig, såfremt det på ansættelsestidspunktet var hensigten, at ansættelsesforholdet skulle have varet mere end 4 uger.
Arbejdsgiver har pligt til at oplyse medarbejderen om alle væsentlige vilkår for ansættelsesforholdet - den såkaldte oplysningspligt. Visse oplysninger om ansættelsens vilkår skal gives inden 7 kalenderdage efter ansættelsesforholdet er påbegyndt, mens andre skal gives inden en måned efter ansættelsesforholdet er påbegyndt. For at sikre klarhed over ansættelsesvilkårene inden tiltrædelsen anbefales det under alle omstændigheder at udlevere ansættelsesbeviset med alle relevante oplysninger inden medarbejderen tiltræder jobbet.
Arbejdsgiveren har på samme måde pligt til at oplyse medarbejderen om ændringer i vilkårene for ansættelsesforholdet. Denne oplysning i form af et nyt ansættelsesbevis eller et tillæg til den eksisterende skal gives hurtigst muligt, og senest når de nye ansættelsesvilkår træder i kraft. En ændring (f.eks. nedsat arbejdstid, nyt arbejdssted o.l.) kan være aftalt med medarbejderen eller varsles ensidigt af arbejdsgiver. Læs mere om stillingsændringer
her.
Ansættelsesbeviset kan udleveres på papir eller elektronisk forudsat at oplysningerne er 1) tilgængelige for medarbejderen, 2) at de kan lagres og udskrives samt 3) at arbejdsgiver opbevarer dokumentation for fremsendelsen eller medarbejderens modtagelse.
Pligten til at udlevere ansættelsesbevis er en oplysningsforpligtelse, der påhviler arbejdsgiveren. Det betyder, at der ikke er krav om, at medarbejderen underskriver ansættelsesbeviset indenfor fristen. Det skal blot kunne dokumenteres, at ansættelsesbeviset er udleveret til medarbejderen indenfor fristen. Hvis ansættelsesbeviset indeholder aftaler mellem arbejdsgiver og medarbejder, f.eks. om arbejdstid, afspadsering, 120 dages reglen, prøvetid mv., vil det være nødvendigt, at medarbejderen har underskrevet ansættelsesbeviset, for at det kan dokumenteres, at aftalen er indgået.
Af loven følger ligeledes en række
mindstekrav til ansættelsesvilkårene. Det drejer sig bl.a. om maksimal varighed for prøvetid, ret til bibeskæftigelse, ret til at anmode om mere trygge ansættelsesvilkår, formodningsregel for arbejde på tilkaldebasis, ret til pligtmæssig uddannelse og regler om hvornår medarbejdere med uforudsigeligt arbejdsmønster kan pålægges at arbejde.
Hvis en medarbejder ansat før 1. juli 2023, hvor en ny lov om ansættelsesbeviser trådte i kraft, anmoder om et nyt ansættelsesbevis, har man som arbejdsgiver en frist på 8 uger til at udlevere et nyt. Som arbejdsgiver har man ikke en generel pligt til at udlevere nye ansættelsesbeviser til medarbejdere ansat før 1. juli 2023, men dog være opmærksom på, at eksisterende ansættelsesbeviser ikke må indeholde vilkår, som er uforenelige med ansættelsesbevislovens
minimumsvilkår.
Lov om ansættelsesbeviser anvender betegnelsen ansættelsesbevis for arbejdsgivers skriftlige bekræftelse af ansættelsesforholdet. Bemærk at reglerne er de samme, og at det ikke gør nogen forskel om man konkret i virksomheden betegner dokumentet ansættelsesbevis, ansættelseskontrakt, ansættelsesbrev eller blot kontrakt. Reglerne er de samme.
