Personoplysninger i personaleadministrationen

Vedhæftede skema indeholder en række af de personoplysninger, en virksomhed typisk er i besiddelse af før, under og efter ansættelsen. Oplysningerne er samtidig opdelt efter kategori. Personoplysninger opdeles i henhold til persondataforordningen i henholdsvis almindelige (artikel 6) og følsomme (artikel 9) oplysninger, og samtidig er der i databeskyttelsesloven særregler for cpr. numre (§11) og oplysninger om straffedomme (§8). Det er nødvendigt at inddele oplysningerne i den korrekte kategori, da der er forskellige krav der skal opfyldes, før behandling er tilladt. Som udgangspunkt er behandling af følsomme oplysninger forbudt, hvorfor der ofte kræves samtykke eller et andet kvalificeret behandlingsgrundlag. Samtidig øges kravene til sikkerhed, når der er tale om følsomme oplysninger, cpr. numre eller oplysninger om straffedomme. Arbejdsgiver skal ved enhver indsamling af personoplysninger sikre sig, at der kun indsamles oplysninger som er saglige og nødvendige f.eks. for at beslutte om en ansøger skal ansættes. Samtidig skal arbejdsgiver ved enhver behandling af oplysningerne overveje om grundprincipperne i forordningen er opfyldt, om behandlingen er tilladt, om den registreredes rettigheder opfyldes, om sikkerheden er i orden og om der er dokumentation for alle disse ting. Følsomme oplysninger er opremset udtømmende i forordningen og omfatter oplysninger om:

• race eller etnisk oprindelse
• politisk, religiøs eller filosofisk overbevisning
• fagforeningsmæssigt tilhørsforhold
• genetiske data (f.eks. oplysninger om DNA, vævsprøver mv.)
• biometriske data, der har til formål at identificere en person (f.eks. fingeraftryk)
• helbred
• seksuelle forhold eller seksuel orientering

Almindelige oplysninger er alle andre oplysninger.